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Offre d'emploi : agente ou agent de soutien administratif et logistique

le jeudi 18 mars 2021

L‘organisation

Fondée en 1982, l’Association des médecins d’urgence du Québec (AMUQ) a pour mission d’être le leader du développement et de l’excellence de la médecine d’urgence au Québec. Elle représente les quelque 2 000 médecins qui pratiquent aux services des urgences, autant les médecins de famille que les spécialistes, à temps complet ou partiel. L’AMUQ est un organisme sans but lucratif et une société savante indépendante.

Titre du poste : Agente ou agent de soutien administratif et logistique.

Mandat

Contribuer au succès de l’organisation en assurant le soutien administratif essentiel à la bonne marche des activités de développement professionnel continu, à l’adhésion des membres et au respect des ententes avec les partenaires de l’AMUQ, le tout en collaboration avec l’ensemble de l’équipe de professionnelles et de professionnels.

Principales tâches

  • Gérer les inscriptions aux différentes activités de développement professionnel continu coordonnées par l’AMUQ ainsi que les adhésions à l’Association.
  • Gérer les inscriptions et les accès aux différentes plates-forme numériques utilisée dans le cadre des activités de développement professionnel continu à distance et/ou en différé comme ZOOM et Didacte.
  • Répondre aux demandes de renseignements des membres et des participantes et des participants aux activités.
  • Participer à l’organisation et aux manipulations logistiques des événements notamment par la planification, la préparation et matérielle et la mise en place des structures d’accueil desdits événements.
  • Accueilli, informer et guider les participantes et les participants, les conférencières et conférenciers ainsi que les exposants lors des événements (congrès, colloques, journées thématiques, etc.) organisés par l’AMUQ.
  • Compiler les présences lors des activités de formation.
  • Produire les rapports statistiques utiles à la bonne marche des activités et à l’analyse des résultats.
  • Maintenir à jour, en temps réel, l’exactitude des données de la base de données.
  • Identifier les besoins à propos des fournitures de bureau, faire les achats et gérer l’inventaire.
  • Élaborer de nouvelles procédures administratives.
  • Tenir à jour le classement des dossiers et des archives.

Exigences

  • Détenir un DEP en secrétariat ou une AEC en bureautique ou en administration.
  • Posséder une expérience minimale de trois (3) à cinq (5) années dans des fonctions similaires.
  • Démontrer d’excellentes habiletés rédactionnelles, grammaticales ainsi que verbales.
  • Possédez une très bonne connaissance de la suite Office 365.
  • Être à l’aise avec l’utilisation de différentes plates-forme Internet.
  • Être à l’aise en anglais tant à l’écrit qu’à l’oral est un atout.
  • Tout autre amalgame de formations et d’expériences pertinentes avec les fonctions sera considéré.

Aptitudes

  • Sens de l'organisation et le souci du travail bien fait.
  • Fiabilité et sens des responsabilités.
  • Aisance pour le travail en équipe.
  • Aisance de travailler sous pression lorsque requis.
  • Capacité à innover.
  • Faire preuve d'autonomie, de flexibilité, de bon jugement et de discrétion.
  • Démontrer de la proactivité, de l’efficacité et dynamisme.

Conditions

  • 35 heures par semaine.
  • Rémunération concurrentielle en fonction de l’expérience.
  • Vacances annuelles.
  • Congé à la période des Fêtes.
  • Cotisation de l’employeur à un REER.
  • En ce moment en télétravail puis travail dans les bureaux du siège social à Québec selon l’évolution des mesures sanitaires.
  • Stationnement fourni.

Avantages à travailler à l’AMUQ

  • Faire partie d’une équipe collaborative dont la contribution de chacun est considérée.
  • Relever des défis stimulants et diversifiés.
  • Avoir un impact dans sa communauté et contribuer au développement et de la promotion de l’excellence de la médecine d’urgence au Québec.

Veuillez signifier votre intérêt pour le poste en transmettant une lettre de présentation et votre curriculum vitae par courriel à amuq@amuq.qc.ca au plus tard le 2 avril 2021. Nous communiquerons seulement avec les candidatures retenues. Les mesures sanitaires appropriées pour l’entrevue seront communiquées aux candidates et aux candidats convoqués.